在2025年的美国发放薪资，与在国内的发放薪资情况并非完全一致。

尽管二者有一些相似之处，但由于两地法律法规存在差异，在具体操作时若不加以留意，哪怕只是发放薪资这一环节，也容易引发合规方面的问题。

01 薪资处理的内涵

薪资处理指的是计算员工的总工资、明确预扣金额，并向员工、国税局IRS以及州政府发放相应款项的过程。

不管公司是决定选用供应商来处理薪资，还是自行聘请员工负责此项工作，最为关键的一点，就是要精确计算所有的税款。

美国的各类预扣税款繁多且复杂，跨境卖家若想彻底搞清楚相关政策，需要耗费大量的精力。倘若资金条件允许，向专业机构寻求协助是一个不错的选择。据最新消息，2025年美国部分地区对薪资处理的相关法规进行了微调，企业需密切关注。

02 顺利发放薪资的方法

在发放薪资之前，公司需要预先做好两件事。

其一，确保每位员工都准确无误地填写了W-4表格。该表格记录了员工的婚姻状况、是否赡养老人以及子女的情况等信息，是公司精确预扣薪资税的重要依据。

其二，建立一套完善的流程。这个流程涵盖两个方面，一方面是员工工时，另一方面是福利计划。在员工工时方面，与国内的情况相似，公司可以通过软件来记录员工的上下班时间，以此来判定是否需要支付加班费。而在福利计划方面，诸如退休计划或健康保险等福利，需要雇主和员工各自承担一部分费用。所以，在发放薪资前，必须将这部分的预扣额考虑在内，并将款项汇入相应的福利计划中。

此外，公司还应当了解向州政府和联邦政府汇款的时间，务必在截止日期前将预扣的税款汇出。

在确认好上述两件事情后，可以依照以下步骤来进行薪资的处理和发放。

第一步：审核工作时间

大多数员工在每个薪资周期内会获得固定的报酬，因此通常无需特别细致地追踪工作的小时数。然而，如果员工中有按小时制获取报酬的情况，那么公司就需要提供工作时间表，并将其与员工提供的时间表进行对比、核查。另外，如果有员工在薪资周期内使用了带薪休假，即便最后发放给员工的薪资总额不变，公司提供的薪资单上也必须对此予以注明。要是员工存在加班的情况，公司同样需要精确记录加班时间。

第二步：计算薪酬总额

对于小时制的员工而言，如果发薪周期是月，就需要计算总薪资。而对于其他类型的正式员工，则需要计算加班薪资。凡是超过40小时以上的工作时间，都会被视为加班，加班费通常按照小时工资的1.5倍支付。

第三步：计算和预扣所得税

公司要依据每位员工的福利计划和津贴，为他们预扣联邦税和州税。如果不确定应预扣的联邦税数额，可以登录IRS的官方网站，使用IRS预扣税计算器来确定。要是不确定州税的缴纳金额，可以与公司所在州的税务评估办公室取得联系，以明确正确的州税金额。一般来说，州税和联邦税通常都是按月支付。所以，公司在日常的财务运作中，需要注意预留出这部分费用，以免出现税款逾期的情况。

第四步：确定其他扣除

其他项目需通过扣除计划，从薪资总额中予以扣除。这些扣除项目包括但不限于社会保障税、医疗保险、联邦失业税、401（k）缴款、健康福利等。截至2025年，社会保障的支付比例为雇主和雇员各支付6.2%；医疗保险费率的支付比例为雇主和雇员各支付1.45%。

第五步：支付员工薪资

薪资单中需要详细列出所有的扣除额，其中应包含企业名称、企业地址、员工姓名、员工地址、员工社会安全号码SSN、员工总收入、预扣金额、扣除额以及净工资。

第六步：制作薪资税的年度报告

雇主需要在支付薪资后的次年1月31日前，向员工发放W-2表格。该表格内需列出雇主和员工的信息，并记录员工当年的总收入、税款以及扣除额。

第七步：保存薪资记录

IRS建议，从纳税到期之日起，公司最好将薪资记录至少保存四年。一旦遭遇税务审计问题，IRS会要求公司出示相关证据。如果认为美国的税务问题处理起来难度较大，建议各类出海卖家向专业机构寻求帮助。

（来源：Sheng老师跨境财税）

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