外贸单证详解及操作流程概览：2025版外贸单证处理指南

01 客户询盘

在客户下订单之前，通常会通过询盘的方式向业务部咨询相关产品的细节。

02 报价

业务部会及时回复客户的查询，明确货品的名称、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等信息，然后制作performa Invoice，向客户提供正式报价。

03 获得订单

经过双方的洽谈，业务部会收到客户的正式订单。

04 下达生产订单

在得到客户的订单确认后，业务部会向工厂下达生产订单，安排生产计划。

05 业务审核与审批

业务部在收到订单后，会制作业务审核表。该表格会按照“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能列明各种预计费用。对于金额较大或有预付款和佣金等条款的合同，需要经过公司总经理的审批。审核通过后，制成的销售订单会交给部门进程员跟进。

06 下达生产通知

业务部在确定交货期后，根据不同情况向工厂下达生产通知。如果是L/C付款的客户，会在交货期前确认L/C已经收到，并交由业务员和单证员分别审查信用证；对于T/T付款的客户，需要确认定金已经到账；对于放帐客户或通过银行D/A等方式收汇的，需要经理确认。

07 验货

在交货期前一周，公司会通知验货员进行验货。客户可以自行或指定验货人员进行验货，也可以在交货期前与计划部约定查货日期。如果客户指定由第三方验货公司或公正行进行验货，需要提前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

08 制备基本文件

工厂提供的装箱资料会被用于制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件，这些文件应由业务跟单员制作并交给单证员。

09 商检流程

如果产品属于国家法定商检产品，在下订单时需要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。同时要告知工厂未来的出口口岸，以便工厂办理商检。应在发货前一周拿到商检换证凭单/条。

10 租船订仓

如果与客户签订的合同是F某某某某中国条款，客户通常会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，确认交货期能否早于开船期至少一周以前，以及船期是否能够满足客户的交货期要求。应在交货期前两周向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER）。如果是卖方支付运费，应比较不同船公司或运输公司的价格、信誉及船期，选择合适的合作伙伴并告知业务员通知客户。定仓程序同上所述。如果货物不足以装满一个小柜，需要走散货时，需要向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸后要了解截关时间、入仓报关要求等。向运输公司定仓时必须传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容以避免差错。

后续步骤（11-18）由于篇幅限制在这里省略了，请查看原文获取详细信息。