外贸团队分工模式解析

2025年，最近众多网友在咨询我公司外贸团队的分工情况。主要存在两种可供参考的模式。

第一种模式是党政军系统相关模式。

第二种是标准工艺模式。其第一种情况定义解释为：顾名思义，就是把外贸的整个过程集中在一两个人身上，并由其最终负责。外贸创业者、外贸soho，尤其是一些实体鞋厂企业，应该对这种模式较为熟悉。就像有个同学做外贸，年销售额达3000万元，全公司就他一人，报价、PL、采购、检验、QC、清关、退税单等等工作全由他自己搞定，可谓是“导演荆州自己做”，他确实赚了不少钱，但也非常辛苦，他自己都觉得不能倒下，不然整个公司都得垮。在互联网发展迅速的当下，这种模式在一些小型外贸主体中并不少见。虽然所有企业的外贸中间阶段大致都是这样一个过程，也是无法避免和跳过的阶段，因为在这个阶段，这种类似民航航母式的海陆空一体化形式是最高效的模式。在此模式下，客户反馈及时，交期快，所有问题能第一时间解决，所以总能在前期为客户提供良好的客户体验，也能快速积累客户，发展壮大。在这里我想给初入外贸行业的新人一个诚恳建议：想要学习外贸，可选择一家外贸基础比较薄弱或者不扎实的公司。别抱怨老板不懂外贸，因为老板会给你机会。企业基础差，你就会有尝试和犯错的机会，这对于新人快速熟悉外贸流程很有帮助。

第二种模式的定义解释为：将外贸流程的各个环节分开，每个环节由不同的人来处理，各部门分工明确，按流程办事。这种模式通常是外贸公司发展到较好阶段采用的。据我个人经验，当公司年出口额超过200万美元时，就会选择这种分工模式。一般来说，会将外贸流程分为四个部分。业务部负责后台客户的洽谈和接单工作。采购部收到订单后，向鞋厂下单，如果是鞋厂，业务部则直接给生产部下订单。发货前，安排QC部门验货。确定交货期后，安排报检部门联系报关、单证准备、清关、水单确认、收货确认、退税备案。我们公司的做法是业务部负责1、2、3环节，每个外贸业务员都配备一名或两名助理跟进订单，主要协助客户进行谈判、制作SC或PL、采购验货等工作，即业务部全权处理发货前的一切事宜。从准备装运的货物开始，所有工作都由检验部门负责。在日本、台湾等地区一些成熟的贸易公司，会把整个过程分得更细，堪称“一个冬瓜一个坑”。我建议新人去外贸体系完善的公司实习，在这样的环境下，按部就班履行职责，但新人很难在一年内接触到外贸的整体流程，没有系统了解外贸流程，很难成为优秀的外贸员。

最后来分析一下，对于中小外贸企业来说，哪种模式比较好。第一种模式个人不建议在公司发展起来后继续采用，否则可能出现人生中最不幸的事情：人没了，钱没花，那真就有小农个体户的感觉了。第二种业务员带助理的模式（1+1或1+N）是我比较认同且已实践多年的，很适合中小外贸企业。作为管理者，要有“铁打的军营，流动的兵”的观点，企业肯定会遇到人员流失问题，所以要培育后备梯队，以旧带新是不变的真理，这样外贸业务才不会出问题。我觉得有必要把巡检、检查等日常工作分开，但助手们也要学会熟悉操作，一般前期要进行基本功训练。因为随着业务员或助理的成长，首先他们会开始厌倦检验工作，而业务经理明白，适合做销售的人肯定不适合做过于标准化和重复性的工作；其次，也希望他们能花更多精力去发展业务。总结来说，模式没有绝对的对错，只有选择是否合适，所以只有合理和不合理的区别。